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Mansionari e Protocolli



Più o meno in ogni Studio Dentistico si parla o sono presenti Mansionari e Protocolli, ma è davvero tutto chiaro?

Queste due parole rappresentano due pilastri dell’Organizzazione dello Studio, senza i quali è probabile che le persone che lavorano in studio non abbiano sempre e perfettamente chiaro cosa fare, come e quando, a volte anche perchè.

I Mansionari, nel nostro caso, extra-clinici, sono documenti in cui ogni singola attività relativa ad una determinata mansione (segreteria, assistenza, etc.) deve essere descritta minuziosamente, come dicono gli americani, “For Dummies”. Lo scopo è che qualsiasi persona entri in studio, leggendo il mansionario sappia svolgere la maggior parte delle attività senza avere bisogno di chiedere. Si compilano con testo, immagini e video per essere sempre chiarissimi. Sono generali, ma spesso si dividono in parti specifiche (es. front office e back office, oppure sterilizzazione, magazzino, laboratori, etc.). Ma soprattutto NON devono essere acquisiti dall’esterno, devono essere redatti all’interno dello Studio, sono i “nostri” Mansionari, non le tavole della legge!

I Protocolli possono essere decine, a volte anche di più. Un protocollo è un insieme di azioni svolte da una o più persone nello Studio che, ordinate in modo logico e cronologico, portano al raggiungimento di un obiettivo. Quindi per prima cosa è necessario focalizzare bene l’obiettivo. Un esempio semplice sono i Protocolli di Richiamo. Ce ne deve essere uno per ogni tipo di richiamo perché l’obiettivo non è sempre lo stesso e cambiano modalità, tempi, media utilizzati, etc.

Se facciamo bene questo lavoro avremo uno splendido risultato. Tutti sapranno perfettamente cosa fare, come e quando, sapranno cosa fanno i colleghi e non dovranno preoccuparsi di quel che fanno gli altri intorno a loro, potendosi concentrare totalmente sulla loro Mansione. Lavoreranno con molta più serenità e lo Studio funzionerà molto meglio!

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